Kinderfeestjes aanvragen via Stichting Kinderfeest
Wat fijn dat jullie een kinderfeestje aanvragen bij Stichting Kinderfeest! Om alles soepel te laten verlopen, vind je hieronder een overzicht van de stappen én de belangrijkste aandachtspunten.
Wat jij doet als hulpverlener
✅ Stap 1: Controleer de voorwaarden
Voordat je een aanvraag indient, is het belangrijk om te checken of de aanvraag aan de voorwaarden voldoet. Zo voorkomen we teleurstellingen. Aanvragen die niet aan deze voorwaarden voldoen worden afgewezen.
Belangrijke voorwaarden:
- Het kind is tussen de 6 en 12 jaar en zit in groep 3 t/m 8.
- Het kind heeft nog niet eerder een feestje via onze stichting gehad.
- De aanvraag wordt minimaal 6 weken vóór de verjaardag gedaan.
- Het gaat om een feestje met vriendjes of vriendinnetjes – niet om een familie- of gezinsuitje.
- Als ouders geen Nederlands of Engels spreken en er is geen contactpersoon om te vertalen, overleg dan eerst met ons via info@stichtingkinderfeest.nl.
📝 Stap 2: Vul het aanvraagformulier in
Ga naar het aanvraagformulier >>
Let bij het invullen goed op:
- Vul alle contactgegevens correct in, vooral ook e-mailadres en telefoonnummer.
- Onvolledige aanvragen kunnen we niet in behandeling nemen.
- Zet in het veld bijzonderheden bijvoorbeeld:
- Wensen voor een locatie of activiteit
- Allergieën of dieetwensen (zoals halal eten)
- Eventuele bijzonderheden (bijv. Gezinsproblematiek, handicap) – neem bij twijfel vooraf contact op via info@stichtingkinderfeest.nl.
📬 Stap 3: Bevestiging van de aanvraag
Na het versturen van het formulier:
- Ontvangen jij en de ouder een automatische bevestigingsmail.
- Geen mail binnen 5 werkdagen? Check eerst je spamfolder. Neem daarna contact met ons op.
de Wat wij daarna doen
✅ Stap 4: Goedkeuring & voorbereiding
- Als de aanvraag aan de voorwaarden voldoet, krijgen jullie een goedkeuringsmail.
- Ongeveer 4 weken vóór de voorkeursdatum neemt een feestcoördinator contact op met de ouder (via WhatsApp of mail).
👉 Het is belangrijk dat de ouder deze berichten in de gaten houdt. - Vanaf hier verloopt het contact rechtstreeks tussen de ouder en de feestcoördinator. Alleen als het contact niet goed verloopt, nemen we contact met de hulpverlener op.
📞 Stap 5: De feestcoördinator spreekt de ouder
De coördinator bespreekt met de ouder:
- Of alle gegevens kloppen.
- Wat het kind leuk vindt om te doen.
- Hoeveel kinderen uitgenodigd mogen worden (7 bij regulier onderwijs en 4 bij speciaal onderwijs)
- Eventueel maximaal 1 broertje/zusje (liever niet te jong) – telt wel mee in het totaal.
- Begeleiding: altijd 2 volwassenen.
- Alleen vriendjes van school, sport of de buurt – géén familieleden zoals neefjes of nichtjes.
🎈 Stap 6: Het feestje wordt geregeld
De feestcoördinator organiseert het feestje. Soms is nog extra contact met de ouder nodig. Als alles rond is, sturen we jullie beiden een feestbevestiging met:
- Locatie, datum en tijd
- Aantal kinderen en begeleiders
- Het afgesproken arrangement
- Alle praktische regels
📧 Lees deze bevestiging goed door.
5 dagen voor het feestje ontvangen jullie nog een herinneringsmail met de afspraken.
💡 Tip: Het is handig als de ouder de bevestigingsmail bij de hand heeft als het feestje is.
❌ Annuleren
Bij annulering tot 24 uur van tevoren:
- De ouder moet zsm contact opnemen met de feestcoördinator én mailen naar info@stichtingkinderfeest.nl.
- Annuleren kan alleen bij ziekte of bijzondere omstandigheden.
- Te laat annuleren kan betekenen dat het feestje vervalt.
🎪 Feestlocaties & samenwerking
We werken samen met een groot netwerk van feestpartners die onze missie steunen. We proberen altijd rekening te houden met voorkeuren, maar:
- Niet elke locatie is beschikbaar.
- We hebben te maken met budgetten en afspraken.
- De locatie moet aan bepaalde voorwaarden voldoen.
Samen zoeken we een leuk en passend alternatief binnen de mogelijkheden.
🔕 Stichting Kinderfeest blijft op de achtergrond
Tijdens het feestje wordt niet verteld dat het via Stichting Kinderfeest is geregeld. Zo voorkomen we dat ouders zich bezwaard voelen.
🙏 Waardering & respect
Onze vrijwilligers en partners maken deze feestjes mogelijk. Door zorgvuldig om te gaan met de afspraken en met respect op de locatie, kunnen we ook andere kinderen blij blijven maken.
🥳 Na het feestje
Na afloop:
- Ontvangen ouders een korte vragenlijst over het feestje.
- Drie maanden later volgt een vragenlijst over de impact op het kind/gezin.
Reageren is niet verplicht, maar het helpt ons enorm.